Eventiz

Het belang van een stukje advies

Het belang van een stukje advies

 
De laatste jaren kom ik op iets te veel evenementen waarbij ik bij binnenkomst al denk… Goh, apart… Had je niet daaraan en daaraan kunnen denken? Vaak (gelukkig) kleine dingen waardoor het net niet ‘af’ is. Het ontbreken van een goed podium, de indeling van een zaal, de keuze voor een artiest, de ontvangst en zo kan ik nog wel een aantal dingen noemen. Over het algemeen zijn dat feesten waarbij niet het advies van een evenementenbureau is gevraagd. Meer onder het mom van ‘dat doen we zelf wel even’. Evenementen waarbij een stukje advies niet verkeerd was geweest.

Waarom op veel feesten mensen graag alles zelf willen doen? Ik weet het niet. Zou dat een vorm van onwetendheid zijn? Wie moet ik dan bellen? Het er niet bij stil staan dat het ook op een andere manier kan? Of zijn mensen bang voor hoge kosten? Iets extra investeren in de beleving van je evenement dat vaak al veel geld kost lijkt me niet het probleem. Door samen dingen ‘slimmer’ te regelen bespaart het vaak zelfs geld. Misschien zit het meer in het onderschatten van een complete organisatie of is het een vorm van ego, we doen het wel lekker zelf allemaal.
 
Diner Sensation Selectie-72
 

Mail

 
Van de week dacht ik aan een mooi praktijk voorbeeldje. Twee jaar geleden speelde ik met mijn duo Twice op een nogal chique locatie in Vlaanderen. Een luxe evenement waarbij een grote prijs werd uitgereikt. Veel bekende Vlamingen zaten in de zaal en kaarten inclusief diner en drank kostte tegen de €200,- per stuk. Op de avond zelf ging eigenlijk alles wat mis kon gaan mis. Hierdoor verpestte het ons optreden, dat is vervelend voor ons maar nog veel vervelender voor de gasten. In de week na het optreden besloot ik een mail te sturen naar de organisatie met een aantal punten van ‘opbouwende kritiek’. Die mail staat hieronder, de namen en locatie heb ik er even uitgehaald, dat leek me verstandig.

Geachte heer …….,

Wij vonden het mooi om vrijdag op te treden tijdens ‘……’. Dat zouden we graag nog eens doen. Voor zo’n groot event als ‘…..’ zijn er wel een aantal dingen die ik niet zo goed begrijp. Er waren in mijn ogen nogal wat dingetjes die beter zouden kunnen. Zeker aangezien de gasten veel geld betalen voor de avond. Ik heb die puntjes even onder elkaar gezet. Misschien heeft u er iets aan voor de volgende keer.

– Wij zouden om 18:00 uur beginnen. Daar hebben we het vorige week telefonisch nog over gehad. Uiteindelijk kon ons optreden pas om 20:15 uur beginnen.

– Het geluid werkte niet naar behoren. Vaak was het geluid ineens weg en ging het weer hard aan waardoor 300 gasten iedere keer bij zo’n knal geschrokken keken. Dit is ook de reden dat we het optreden niet hebben afgemaakt.

– Het licht knipperde tijdens alle nummers, dat was behoorlijk storend voor ons en voor de gasten. Waarschijnlijk zat alles op dezelfde stroomgroep, iets dat niet nodig is in zo’n grote zaal.

– Een aantal podiumdelen stortte in, dat was niet alleen vervelend maar ook gevaarlijk voor de zangeres die rond liep.

– Hoe kan het gebeuren dat de video’s niet werken. Gewoon een standaard filmpje afspelen? Zeker omdat het speciaal was ingesproken door bekende acteurs die er niet bij konden zijn.

– Er zat geen enkele lijn in de powerpoint presentatie.

– Als u echt een knalfeest wilt dan snap ik niet dat er geen dj wordt ingehuurd die een mooie ‘dj booth’ bij zich heeft in plaats van 2 oude statieven. De dj van 80 jaar draaide ook echt alleen maar plaatjes. Als het nummer was afgelopen werd de volgende weer opgezet. Hij vroeg zich af waarom er niemand ging dansen. Ik vroeg me vooral af wie de keuze voor deze dj heeft gemaakt.

– Is het een idee om iets van een act of in ieder geval een bumper tussen de uitreiking door te doen zodat de aandacht erbij blijft. Nu was iedereen met elkaar aan het praten tijdens de uitreiking.

Begrijp me niet verkeerd. We vonden het heel leuk om op te treden! Met mijn eigen evenementenbureau ben ik altijd vrij kritisch op alles zodat ik zeker weet dat alles zo goed mogelijk overkomt. Of u iets met deze tips doet dat moet u natuurlijk zelf weten.

Met vriendelijke groet,

Dennis van Velthoven
 

Geen reactie

 
Het moge duidelijk zijn dat deze meneer niet meer heeft terug gemaild, blij was met de ‘tips’ of nog even heeft gebeld. Of ik dit nu twee jaar later op dezelfde manier zou doen? Nee.. Dat lijkt me geen goed plan, al doende leert men. “We vonden het heel leuk om op te treden!” komt misschien ook niet erg geloofwaardig meer over. Dit is uiteraard een wat extreem voorbeeld maar het licht erop laten schijnen door een bureau als Eventiz kan vaak geen kwaad. Wat wij doen is in principe geen hogere wiskunde alleen wel iets dat we 50 uur per week, met veel ervaring en gelukkig voor veel tevreden klanten doen. Een bakje koffie bij de eerste ideeën kan daardoor een hoop ellende schelen op jouw evenement.

Na de drukte van december zijn we nu vooral bezig met de voorbereidingen voor de carnaval en het zomerseizoen. Ook hebben we deze week definitief de keuze gemaakt voor de vernieuwde website. De vernieuwde site komt in het begin van het voorjaar online. De keuze voor deze site sluit precies aan met de visie voor de komende twee jaar. Ik ben benieuwd hoe jullie het gaan vinden! Geniet van de laatste uurtjes weekend en als je alles wilt blijven volgen? Check ons op Facebook en Instagram.

Dennis

Deel dit bericht